KAZALO VSEBINE
1. 1. DEL: SPLOŠNE DOLOČBE 5
1.1. Pogoji za dopustnost prijave kršitve 5
1.1.1. Prijavitelji 5
1.1.2. Pogoji za zaščito prijavitelja 5
1.1.3. Dejstva, ki se lahko prijavijo 6
1.2. Podajanje prijave kršitve 7
1.2.1. Vzpostavljene prijavne poti 7
1.2.2. Druge poti za prijavo: zunanja prijava 8
2. 2. DEL: POSTOPEK OBRAVNAVE PRIJAVE KRŠITVE 9
2.1. Informacije, ki jih je potrebno zagotoviti v podporo prijavi kršitve 9
2.2. Preizkus dopustnosti prijave kršitve 9
2.3. Osebe, ki utegnejo biti udeležene pri oblikovanju prijave kršitve 10
2.4. Koraki po preizkusu dopustnosti prijave kršitve: preiskava 11
2.4.1 Interni postopek za obravnavo prijave kršitve _____________________ 11
2.4.2 Postopek preiskave___________________________________________ 12
2.5. Nadaljnje postopanje z dopustno prijavo 13
2.6 Pravice in obveznosti 15
2.6.1 Spoštovanje celovitosti in zaupnosti podatkov 15
2.6.2 Sodelovanje 16
2.6.3 Spoštovanje obveznosti glede varstva podatkov 16
2.6.4 Pravica do obveščenosti 16
2.6.5 Spoštovanje nepristranskosti 16
2.7 Jamstva za varstvo podatkov 17
2.7.1 Upravljavec podatkov 17
2.7.2 Cilji obdelave podatkov (nameni) 18
2.7.3 Identifikacija zadevnih oseb 19
2.7.4 Pravice (do dostopa; ugovora; popravka in izbrisa) 19
2.7.5 Obdobje hrambe podatkov 21
Dodatek 1: Seznam telefonskih številk za stik s platformo za prijavo kršitev
PREDGOVOR
V B&B HOTELS ravnamo skladno z najvišjimi etičnimi standardi, kar je del našega cilja, da dajemo zgled in ustvarimo trajne zaveze.
Te zaveze so zajete v našem Etičnem kodeksu.
Dejansko je etika odgovornost vsakega zaposlenega v Skupini B&B Hotels (B&B Hotels Group), torej katerega koli zaposlenega, zaposlenega v hčerinskih družbah/subjektih Skupine B&B Hotels, ne glede na njihov status (zaposleni s pogodbo za nedoločen ali določen čas, začasni delavci, pripravniki itd.), kar vključuje tudi vodstvo.
Etika se odraža tako v odnosih med zaposlenimi, kot tudi v njihovih odnosih do tretjih oseb (kot npr. poslovni partnerji, pooblaščeni upravitelji, franšizojemalci, dobavitelji, ponudniki storitev, svetovalci itd.).
Za vse naše zaposlene in deležnike je pomembno, da ravnajo zgledno in na način, ki odraža naše temeljne vrednote, med katere spada tudi integriteta.
Naše zaposlene in deležnike spodbujamo k prijavam morebitnih pomislekov glede skladnosti in etike v povezavi z zavezami, da bomo lahko sprejeli vse potrebne korektivne ukrepe.
Politika prijav kršitev Skupine B&B HOTELS omogoča zaposlenim in deležnikom da, skladno z veljavnimi zakonskimi določbami, med drugim tudi z Direktivo (EU) 2019/1937 o zaščiti oseb, ki prijavijo kršitve prava Unije, ki je prenešena v nacionalno zakonodajo, prijavijo kršitev.
V ta namen je bistveno, da imajo zaposleni in deležniki B&B HOTELS dostop do varne in učinkovite notranje prijavne poti, ki jim zagotavlja vsa potrebna jamstva zaupnosti.
Ta jamstva jim omogočajo, da opozorijo tako na morebitne kršitve naših etičnih pravil, kot tudi na kakršno koli grožnjo ali škodo javnemu interesu.
Zaradi upoštevanja specifičnih zakonskih zahtev držav, kjer poslujemo, obstaja možnost obstoja nacionalnih različic tega dokumenta.
V nekaterih primerih se lahko ta Politika Skupine razlikuje od veljavne nacionalne zakonodaje.
V tem primeru je dogovorjeno, da prevladajo in se uporabijo pravila, ki najbolje ščitijo prijavitelja, ne glede na to, ali so določena v nacionalni zakonodaji ali v tej Politiki.
Kjer nacionalno pravo določa širše zaščitne ukrepe od tistih, ki jih določa ta Politika prijav, se uporabi nacionalna zakonodaja.
Oddelek za skladnost poslovanja Skupine B&B HOTELS, skupaj z lokalnimi vodji za skladnost in lokalnimi generalnimi direktorji, so skupaj pristojni za obravnavo prijav in izvajanje etičnih preiskav.
V tem dokumentu se “B&B HOTELS” nanaša na vse hčerinske družbe in pravne osebe, ki jih neposredno ali posredno nadzoruje Casper TopCo, vodja Skupine B&B HOTELS.
1. 1. DEL: SPLOŠNE DOLOČBE
1.1. Pogoji za dopustnost prijave kršitve
1.1.1. Prijavitelji
Za namene te Politike je prijavitelj vsak posameznik, ki je pooblaščen za prijavo kršitve predpisov. To lahko vključuje:
Zaposlenega v B&B HOTELS, ki je trenutno zaposlen v B&B HOTELS, ne glede na naravo njegove pogodbe o zaposlitvi;
Partnerja B&B HOTELS: franšizojemalca ali pooblaščenega upravitelja;
Katerega koli franšizojemalca ali pooblaščenega upravitelja, dobavitelja in/ali osebje dobavitelja franšizojemalca/pooblaščenega upravitelja;
Občasne partnerje, vključno z začasnim osebjem, pripravniki in prostovoljci, kot tudi vsakogar, ki opravlja delo pod nadzorom in vodstvom izvajalcev in podizvajalcev B&B HOTELS;
Zunanje partnerje B&B HOTELS (dobavitelji, podizvajalci, ponudniki storitev, združenja itd.).
1.1.2. Pogoji za zaščito prijavitelja
Ta Politika prijaviteljem zagotavlja sredstva za prijavo kršitev preko vzpostavljene notranje prijavne poti, ki je implementirana s to Politiko, ter jamstva za zaupnost, če so izpolnjeni naslednji pogoji:
Prijava kršitve mora biti podana brez neposredne finančne protivrednosti;
Prijavo kršitve poda posameznik, ki je bil osebno seznanjen z dejstvi ali so mu bila dejstva priglašena v okviru opravljanja njihove poklicne dejavnosti;
Prijava kršitve mora biti podana v dobri veri:
o Šteje se, da je bila prijava kršitve podana »v dobri veri«, če je prijavitelj navedel informacije, za katere je menil, da so izčrpne, poštene in natančne, ter za katere je upravičeno menil, da so resnične, četudi se pozneje izkaže, da je bil v zmoti.
Če po podani prijavi kršitve prijavitelj ugotovi, da se je zmotil, mora o tem nemudoma obvestiti osebo, kateri je prijavo kršitve podal.
Zaščita prijavitelja je razširjena na:
o Posrednike (tj. kateri koli posamezniki ali zasebne, neprofitne pravne osebe, ki prijavitelju pomagajo v postopku prijave kršitve);
o Posameznike, povezane s prijaviteljem (tj. vsakdo, ki bi lahko v okviru svoje poklicne dejavnosti/delovnega okolja utrpel povračilne ukrepe s strani delodajalca) in;
o Pravne osebe, za katere prijavitelj opravlja delo oziroma s katerimi je v poklicnem odnosu ali jih nadzoruje.
1.1.3. Dejstva, ki se lahko prijavijo
Prijava kršitve je razkritje:
Domnevne, dejanske ali dokazane kršitve (ali poskusa prikrivanja takšnih kršitev) Etičnega kodeksa Skupine B&B HOTELS, katerih koli politik ali postopkov skladnosti poslovanja Skupine;
Kaznivega ravnanja (tj. kaznivega dejanja ali prekrška);
Kršitve nacionalne zakonodaje ali predpisov, prava Evropske Unije ali enostranskega akta mednarodne organizacije;
Situacije, ki lahko ogrozi ali škoduje javnemu interesu;
Kršitve ali nevarnosti kršitve človekovih pravic in temeljnih svoboščin;
Kršitve ali nevarnosti kršitve zdravja in varnosti ljudi ali okolja;
Namernega prikrivanja katere koli od zgoraj navedenih zadev;
Povračilnih ukrepov zaradi prijave kršitve ali sodelovanja pri njenem obravnavanju.
Prijava kršitve mora vsebovati vse informacije, povezane z dejavnostmi B&B HOTELS, ki so se že zgodile ali za katere je verjetno, da se bodo zgodile.
Zadeve, ki niso zajete v zgornjih opredelitvah, se ne štejejo za prijave kršitev v okviru te Politike. Te pomisleke lahko prijavitelj sporoči preko običajnih stikov prijavitelja (tj. vodstva B&B HOTELS, kadrovske službe itd.).
Glavne kršitve, katere se lahko prijavijo v skladu s to Politiko, so zlasti:
Človekove pravice in temeljne svoboščine:
Na primer: otroško delo, prisilno delo (vključno s sodobnim suženjstvom), spolno nadlegovanje (vključno s seksističnimi komentarji), ustrahovanje in nadlegovanje, diskriminacija (vključno z rasističnimi ali homofobičnimi komentarji), kršitev človekovih pravic v naši dobavni verigi itd.
Zdravje, varnost posameznikov in okolja:
Na primer: neupoštevanje določenih ukrepov za spodbujanje zdravega delovnega okolja tako na sedežu kot tudi v hotelih (vključno z notranjimi zahtevami za ravnanje z nevarnimi/občutljivimi izdelki za čistilno osebje), obvladovanje epidemij itd.
Ekonomski in finančni interesi:
Na primer: zasebna ali javna korupcija, trgovanje z vplivi, notranja ali zunanja goljufija, navzkrižje interesov, goljufije pri javnih naročilih, kršitve protikonkurenčnih pravil ali mednarodnih gospodarskih sankcij, pranje denarja, poneverba, razkrije občutljivih informacij itd.
Politike Skupine in Etični kodeks:
Na primer: vsaka obtožba v zvezi z ravnanjem, ki ni v skladu z etičnimi zavezami Skupine B&B HOTELS in bi lahko vplivala na njene deležnike ali na ugled B&B HOTELS.
1.2. Podajanje prijave kršitve
1.2.1. Vzpostavljene prijavne poti
Vsakdo, ki se odloči za prijavo preko platforme za prijave, lahko:
Se poveže na varno platformo, ki je podeljena zunanjim izvajalcem in namenjena Skupini B&B HOTELS:
www.bb-alert.me (“Platforma”) in zgoraj desno izbere zastavo/jezik svoje države, ali
Prijavo poda po telefonu (seznam v dodatku)
Sistem prijav je varen, ne glede na uporabljen način podaje prijave, ter deluje v sodelovanju z dvema partnerjema:
Signalement.net, ki je ponudnik platforme;
In ADIT, ki deluje kot zunanji referent in zaupanja vredna tretja oseba, poleg referenčnega organa za skladnost Skupine, ki je zajet v okviru vodje oddelka za skladnost Skupine. ADIT Skupini B&B HOTELS pomaga v različnih fazah postopka prijav.
ADIT je zavezan k zaupnosti in zagotavlja varstvo podatkov (šifriran in z geslom zaščiten postopek prijave kršitev).
Med postopkom je ADIT odgovoren za naslednje naloge:
Filtrira in obravnava prijave (na tem mestu izpostavljamo, da ekipa ADIT govori in zapisuje v vseh jezikih Skupine B&B HOTELS);
Analizira njihovo dopustnost;
Sodeluje s prijaviteljem, vodjo oddelka za skladnost Skupine in morebitnimi lokalnimi pooblaščenci za skladnost, ki delujejo kot lokalni referenti, in drugimi sodelavci, zajetimi v 2.3 členu, str. 10;
Pripravi predkvalifikacijsko poročilo.
V skladu z zakonskimi zahtevami omenjene notranje poti za prijavo zagotavljajo strogo varovanje zaupnosti identitete prijavitelja, oseb navedenih v prijavi kršitve in vseh tretjih oseb, omenjenih v prijavi kršitve, ter drugih pridobljenih informacij s strani prejemnika prijave kršitve.
Sistem, ki je predstavljen v tej Politiki, dopolnjuje vzpostavljene poti za prijavo, ki obstajajo izven družbe. Čeprav B&B HOTELS močno priporoča uporabo tega sistema, prijavitelj ne bo deležen nobenih povračilnih ukrepov, če izbire zunanjo pot za prijavo kršitve (stran 8).
Zaposleni se lahko v primeru dvomov glede postopka prijave kršitve za nasvet obrne na svojega neposredno nadrejenega ali na kadrovski oddelek.
Varna spletna stran:
www.bb-alert.me omogoča anonimno prijavo, a je ne spodbuja.
Anonimno podana prijava se bo obravnavala v okviru tega sistema, če bo prijavitelj podal dovolj natančne in konkretne informacije.
Vseeno pa se prijavitelju svetuje, da ob prijavi razkrije svojo identiteto. Identiteta prijavitelja bo v skladu s tem postopkom ostala zaupna in ne bo razkrita prijavljeni osebi ali osebi, katero prijava zadeva, razen če zakon zahteva drugače ali pa je prijavitelj v to izrecno privolil.
Če se prijava kršitve šteje za nedopustno, mora biti prijavitelj o tem pisno obveščen skupaj z razlogi za takšno odločitev subjekta. Kadar je to mogoče, se prijavitelju svetuje o drugih načinih za izražanje pomislekov.
Hkrati bodo prijavitelji v istem časovnem obdobju prejeli tudi informacije o obravnavanih in sprejetih ukrepih za preizkus točnosti navedb.
1.2.2. Druge poti za prijavo: zunanja prijava
Ustreznim organom: Splošno pravilo je, da se prijavitelje spodbuja, da primarno uporabijo notranjo pot za prijave, da bi se situacije znotraj Skupine odpravile čim hitreje in učinkoviteje, hkrati pa bi se prijavitelju zagotovilo večje jamstvo za zaupnost.
Vseeno lahko prijavitelj kršitev prijavi tudi pri sodnem ali upravnem organu, strokovnemu organu ali drugi ustrezni instituciji ali organu.
Javno razkritje (tisk, forum, blog…)
V skrajnem primeru in pod določenimi predpostavkami prijavitelj lahko javno razkrije kršitev. Te predpostavke so naslednje:
Če po zunanji prijavi kršitve ustreznemu organu, ne glede na to, ali je bila pred tem podana notranja prijava kršitve ali ne, v treh mesecih ni bil sprejet noben ustrezen ukrep ali če je bila prijava posredovana drugemu organu in v šestih mesecih ni bil sprejet noben ukrep;
V primeru resne in neposredne nevarnosti;
Če bi napotitev na zunanji organ prijavitelju povzročila tveganje za nastanek povračilnih ukrepov prijavitelju ali ne bi učinkovito odpravila kršitev zaradi obstoja posebnih okoliščin primera (zlasti če je mogoče prikriti ali uničiti dokaze ali če ima prijavitelj utemeljeno prepričanje, da je organ morda v navzkrižju interesov, se dogovarja z osebo, ki je vpletena v prijavo kršitve, ali je vpleten v prijavljena dejstva);
Ali če prijavitelj razkrije informacije, ki jih je pridobil v okviru svojega delovnega okolja in kjer obstaja neposredna in očitna nevarnost za javni interes, na primer v primeru izrednih razmer ali tveganju za nepopravljivo škodo.
V skladu s temi predpostavkami, prijavitelj ni odgovoren za prijavo kršitve ali javno razkritje, če lahko dokaže, da je na podlagi utemeljenih razlogov menil, da je obstajala resna ali neposredna nevarnost ali nevarnost za nastanek nepopravljive škode.
2. 2. DEL: POSTOPEK OBRAVNAVE PRIJAVE KRŠITVE
2.1. Informacije, ki jih je potrebno zagotoviti v podporo prijavi kršitve
Informacije, predložene v zvezi s prijavo kršitve, morajo biti resnične in neposredno povezane s predmetom prijave.
V prijavi prijavitelj čim bolj objektivno in natančno opiše dejstva, potrebna za razumevanje prijave. Priporočljivo je, da prijavitelji navedejo naslednje informacije:
i. Kdaj in kje se je posamezno prijavljeno dejstvo zgodilo;
ii. Kako se je z njim seznanil (neposredno ali posredno) in ali je to znanje osebno ali ne;
iii. Ali so o vsebini prijave že govorili z drugimi osebami;
iv. Ali so bili že sprejeti ukrepi za izboljšanje situacije;
v. Identiteta in položaj vpletenih oseb;
vi. Ali obstajajo priče glede prijavljenih dejstev (identitete, položaj, zadevna dejstva, vloge identificiranih oseb);
vii. Če je le mogoče, naj predložijo tudi informacije ali dokumente, ki bi lahko utemeljili prijavo. V kolikor niso prepričani o resničnosti posameznega dejstva, morajo posebej navesti, da gre za predpostavljeno dejstvo;
viii. Kako je mogoče stopiti v stik z njimi;
ix. Opredelijo, ali so, po njihovi najboljši vednosti, v času prijave in njene obravnave, v teku pravni ali podobni postopki (npr. arbitraža, mediacija, sodna odredba itd.). V tem primeru je prijava kršitve običajno nedopustna in se njena obravnava po navadi prekine ali ustavi. B&B HOTELS si pridržuje pravico, da razišče in sprejme korektivne ukrepe, v kolikor je to potrebno.
Pomembno je vedeti:
Kadar prijavljene informacije kršitve niso bile pridobljene v okviru njegovega delovnega okolja, mora biti prijavitelj z njimi osebno seznanjen.
Vseeno pa prijavitelj v prijavo ne sme vključiti informacij in dokumentov, ki so ne glede na njihovo obliko ali način:
Bili pridobljeni z izvršitvijo kaznivega dejanja (npr. krajo dokumentov, nezakonitim snemanjem itd.)
Bili zajeti v okviru nacionalne obrambne tajnosti, tajnosti preiskav, pred-postopkovnih preiskav, sodnih posvetovanj, zdravniške zaupnosti ali pravnih privilegijev, razen če je informacija pripadala prijavitelju (npr. izmenjava informacij s svojim odvetnikom ali njihovi osebni zdravstveni podatki).
2.2. Preizkus dopustnosti prijave kršitve
Ob prijavi kršitve preko varne spletne strani ali po telefonu se potrdilo o prejemu prijave s strani pristojne osebe pošlje prijavitelju v roku 7 dni;
Kadar je kršitev prijavljena preko varne spletne strani ali preko telefona, se njena dopustnost običajno preverja s strani ADIT, kot zaupanja vredne tretje osebe, poleg referenta za skladnost Skupine, ki ga predstavlja vodja oddelka za skladnost Skupine;
Preizkus dopustnosti se lahko v posameznem primeru prenese na drugo pooblaščeno telo;
Preizkus dopustnosti prijave kršitve vključuje preverjanje, ali prijava ustreza prijavi kršitev kot je določena v tej Politiki ter ali vsebuje dovolj natančne in konkretne informacije, da se bo lahko ustrezno obravnavala;
V kolikor je to potrebno za preizkus dopustnosti, se lahko od prijavitelja zahteva dodatne informacije;
Prijavitelj mora biti obveščen o dopustnosti njegove prijave kršitve v roku 3 mesecev od potrditve prejema prijave. Prijavitelj mora biti obveščen tudi o nadaljnjem postopku glede njegove prijave kršitve.
Prijava kršitve se šteje za nedopustno, če prijavitelj ne navede dovolj natančnih in konkretnih informacij, ki bi omogočile njeno obravnavo.
Če je prijava kršitve nedopustna, bo subjekt zadevo zaključil. Prijavitelj mora biti o tem in razlogih za nedopustnost prijave kršitve pisno obveščen.
V kolikor je to le mogoče, se prijavitelju svetuje, o drugih načinih uveljavljanja svojih pomislekov.
2.3. Osebe, ki utegnejo biti udeležene pri oblikovanju prijave kršitve
Prijavitelj
Prijavitelj je fizična oseba, ki prijavi informacije o kršitvah, ki jih je osebno zaznal ali se nanašajo na informacije, ki jih je pridobil v okviru njegovega delovnega okolja.
Dodatno mora prijavitelj ravnati v dobri veri in brez neposredne finančne protipostavke.
Posrednik
Posrednik je vsaka fizična oseba ali zasebna, neprofitna pravna oseba, ki pomaga prijavitelju oblikovati t.i. Speak Up prijavo skladno z zakonodajo.
Priče in strokovnjaki
Zaposlene v Skupini B&B HOTELS ali druge deležnike Skupine B&B HOTELS se lahko zaprosi za vključitev kot:
Priča:
Če so identificirani v okviru preiskave, se predpostavlja, da so bili vsaj delno seznanjeni s prijavljenimi kršitvami in bodo zelo verjetno lahko zagotovili informacije o okoliščinah dejstev
Strokovnjak:
Notranji ali zunanji tehniki in/ali strokovnjaki, izbrani zaradi svojega posebnega znanja na določenem področju, ki so odgovorni za opravljanje analiz, opažanj in ocene dejstev ali da zagotovijo koristne informacije za obravnavo prijave kršitev.
Njihova naloga je zagotoviti čim bolj objektivno in podrobno razlago prijavljenih informacij ter okoliščin, ki bi lahko bile z njimi povezane.
Oseba, ki jo prijava zadeva:
Oseba, ki jo prijavitelj v prijavi navede kot osebo, katero bremeni etična kršitev. Osebo se lahko obremeni tudi pozneje tekom preiskave, kadar informacije, ki niso bile navedene v prvotni prijavi kršitve, kažejo, da je oseba storila, prikrila ali drugače sodelovala pri kršitvi.
Z aktivnim sodelovanjem v razgovorih lahko oseba, katero prijava zadeva, pojasni svojo različico dejstev o informacijah, navedenih v prijavi kršitev, in kjer je primerno, o informacijah, ki so bile pozneje ugotovljene tekom obravnave prijave kršitve.
Oseba, katero prijava kršitve zadeva, mora biti v razumnem času obveščena o naravi prijave kršitve zoper njo ter zbiranju njenih osebnih podatkov. Običajno so osebe o tem obveščene po opravljenemu preizkusu dopustnosti prijave kršitve.
Drugi deležniki, vključeni v preiskavo:
Preiskovalna skupina: na podlagi predloženih informacij in okoliščin dejstev, B&B HOTELS odloči o poteku preiskave.
Lahko se izvede interno s strani odgovorne ekipe ali njenih imenovanih predstavnikov.
Lahko se prenese na tretjo osebo, imenovano v ta namen (tj. zunanji ponudnik storitev, kot npr. odvetniška družba ali forenzično prakso) ali na skupno ekipo.
V zadnjem primeru bo pooblaščenec za skladnost Skupine določen za nadzor nad preiskavo in nadaljnje ukrepanje.
Člani preiskovalne skupine imajo na podlagi svojega položaja ali statusa zadostno strokovno znanje, pooblastila in sredstva za opravljanje svojih nalog.
Svoje naloge opravljajo neodvisno in nepristransko ter so zavezani k največji zaupnosti v zvezi s podrobnostmi preiskave in identiteto oseb, vključenih v samo preiskavo.
2.4. Koraki po preizkusu dopustnosti prijave kršitve: preiskava
Cilj preiskave: analizirati in preveriti resničnost navedb podanih v prijavi kršitve.
2.4.1 Interni postopek za obravnavo prijave kršitve
Ko platforma za prijave prejme prijavo kršitve, bo prijava kršitve posredovana lokalnemu »Odboru za prijavo kršitev«, ki ga sestavljajo: lokalni direktor za pravne in splošne zadeve, lokalni generalni direktor in lokalni direktor za kadrovske zadeve in kakovost.
V kolikor prijava kršitve zadeva katerega koli člana Odbora za prijavo kršitev ali če kateri koli član Odbora za prijavo kršitev zazna v njej navzkrižje interesov, se mora vzdržati sodelovanja v postopku ocenjevanja zadevne prijave kršitve.
V primeru iz prejšnjega odstavka bo nato dolžnost lokalnega direktorja za pravne in splošne zadeve, kot korporativnega pooblaščenca za skladnost, razposlati prijavo kršitve Vodji oddelka za skladnost Skupine, Pooblaščencu za notranjo revizijo in Pooblaščencu za tveganja.
Naslednji korak bo namenjen preverjanju resničnosti dejstev, navedenih v prijavi kršitve, pri čemer bo ta korak koordiniral lokalni direktor za pravne in splošne zadeve, ki bo organiziral sestanke za potrebne predhodne aktivnosti s tem v zvezi.
Glede na ugotovitve preiskave, kot je podrobneje opisana v točki 2.4.2 spodaj, bo sprejeta odločitev, npr. da se prijavo kršitve zavrne kot nerelevantno ali da se sprejme najprimernejše ukrepe.
Ne glede na odločitev, ki bo sprejeta po postopku preiskave, bo le-ta sporočena Vodji oddelka za skladnost Skupine, Pooblaščencu za notranjo revizijo in Pooblaščencu za tveganja, skupaj s predlaganimi ukrepi, če obstajajo, in njihovim pričakovanim časovnim okvirom.
V primeru načrta ukrepov bo potrjeno, da je bil vsak korak dosežen v skladu s pričakovanim napredkom.
Evidenca o prejetih prijavah kršitev in morebitnih izvedenih ukrepih se bo vodila v posebnem registru (datoteka excel ali namenska platforma).
2.4.2 Postopek preiskave
Preiskava lahko vključuje pregled dokumentacije, računovodskih in elektronskih podatkov ali uradne razgovore z zaposlenimi in/ali drugimi deležniki, katerih pričanje je pomembno za namen preiskave.
Ti razgovori se običajno dokumentirajo z zapisnikom. Po koncu razgovora se izvod zapisnika pošlje osebi, s katero je bil razgovor opravljen, da se potrdi točnost prepisa ali da se po potrebi opravijo popravki ali zagotovijo dodatne informacije.
V okviru preiskave lahko ima B&B HOTELS, skladno z veljavnimi zakonskimi zahtevami, dostop do elektronskih podatkov zaposlenih, kot so elektronska pošta, podatki, shranjeni v informacijski infrastrukturi Skupine, telefonu ali službenem računalniku itd. Analiza teh podatkov se izvaja skladno s politikami B&B HOTELS.
Omenjene analize se opravijo na neodvisen in nepristranski način ob upoštevanju podrobnosti, ki omogočajo ugotovitev resničnost dejstev v korist obeh strank – osebe, ki jo prijava zadeva, in prijavitelja, kdorkoli je vpleten in ne glede na hierarhično raven vpletenih oseb.
Preiskovalne metode ne smejo nikoli dopuščati zbiranja informacij preko nezakonitih, nepoštenih metod ali metod, ki bi nesorazmerno kršile pravice ter individualne in kolektivne svoboščine vpletenih oseb.
Če preiskavo izvaja odvetniška družba, se varovanje zaupnosti v okviru lokalnih pravnih privilegijev uporablja samo v razmerju med odvetniško družbo in vpletenimi strankami. Možno je, da se osebe, s katerimi se opravljajo razgovori, na privilegij ne bodo mogle sklicevati. Ko nacionalno pravo to dopušča, je mogoče, da B&B HOTELS uporabi katere koli informacije ali izjave, zbrane v okviru preiskave, zlasti informacije, zbrane v okviru opravljenih razgovorov.
Praviloma se po koncu preverb preiskovalne skupine pripravi poročilo o preiskavi in se naloži na platformo za prijave.
Namen poročila o preiskavi je predvsem utemeljitev dejstev v poročilu o dejstvih, ki objektivno potrdijo ali zavrnejo navedbe v prijavi kršitve.
Ko je poročilo končano, se posreduje ustreznim notranjim kontaktom, ki odločijo o morebitnem sanacijskem načrtu, katerega je potrebno nadzorovati.
Preiskava se zaključi po predložitvi poročila. Pooblaščenec za skladnost Skupine skupaj z ADIT lahko prav tako zaključita preiskavo v primeru, če so navedbe v prijavi neutemeljene ali je sama prijava kršitve postala brezpredmetna.
2.5. Nadaljnje postopanje z dopustno prijavo
Informacije o nadaljnjem postopanju
Praviloma mora biti prijavitelj v razumnem času obveščen o predvidenih ali sprejetih ukrepih za preveritev točnosti navedb v prijavi.
Nekatere informacije glede prijave kršitve morajo biti posredovane tudi osebi, katero prijava zadeva, da se ji omogoči pojasnitev zadevnih navedb.
Prijavitelj in oseba, ki jo prijava zadeva, morata biti obveščena o koncu preiskave in sklepnih ugotovitvah glede glavnih navedb v prijavi kršitve.
Praviloma so o koncu preiskave obveščene tudi ključne priče.
Sanacijski ukrepi
Pooblaščenec za skladnost Skupine, ADIT, ostali sodelavci v državah ter neposredno nadrejeni osebe, ki jo prijava zadeva, po koncu obravnave prijave kršitve drug drugega seznanijo z ugotovitvami opravljene preiskave.
V kolikor so navedbe (delno) utemeljene, lahko pristojni deležniki določijo izvedbeni načrt za odpravo kršitev.
V vsaki državi sta kadrovska služba in/ali neposredno nadrejeni osebe, ki jo prijava zadeva, odgovorna za izvedbo sanacijskega načrta.
Sanacijski načrt je lahko individualen ali kolektiven. Obsega lahko mediacijo, programe usposabljanja, inštruiranje ali izvršitev disciplinskih sankcij, ki lahko po potrebi vodijo tudi do odpustitve.
Preprečevanje povračilnih ukrepov
B&B HOTELS ne dopušča nobenih povračilnih ukrepov zoper prijavitelja ali zoper osebo, ki je bila vključena v obravnavo prijave kršitve, ki je bila podana pod zahtevanimi in zakonskimi pogoji (člen 1.1., str. 5).
“Povračilni ukrep” se nanaša na vsa neupravičena in/ali škodljiva ravnanja (kot so ustrahovanje, suspenz, odpoved, okrnitev ugleda, znižanje plače ali disciplinski ukrep, ukrepi na socialnih omrežjih…) zoper prijavitelja, posrednika, pričo ali drugi povezano osebo s prijaviteljem, ki so posledica prijave kršitve, podane pod zahtevanimi in zakonskimi pogoji.
Vsak prijavitelj ali oseba, ki je zagotovila informacije v zvezi z obravnavo prijave kršitve in ki meni, da je izpostavljena povračilnim ukrepom, vključno z grožnjami o povračilnih ukrepih ali poskusi povračilnih ukrepov, lahko to prijavi pooblaščeni osebi za skladnost Skupine ali lokalnim pooblaščencem za skladnost.
Za preverjanje odsotnosti povračilnih ukrepov, se lahko izvaja spremljanje v korist prijavitelja, posrednikov, prič in drugih oseb, vključenih v obravnavo prijave kršitve, in sicer še eno leto po zaključku preiskave.
Sankcije za prijavo kršitev, podanih v slabi veri ali za oviranje obravnave prijave kršitve, podane v dobri veri
Za zagotovitev učinkovite politike prijav kršitev in zaščito oseb, ki so vključene v okviru te politike, so predvidene sankcije, vključno s prenehanjem pogodbenega razmerja ter celo možnostjo uvedbe sodnih postopkov, in sicer v primeru, ko je:
Podana zlonamerna prijava kršitve, prijava kršitve v slabi veri ali z namenom pridobitve neposredne finančne kompenzacije;
Prišlo do oviranja ali poskusa oviranja prijave kršitve ali njene obravnave, preko storitve ali opustitve;
Prišlo do kršitve obveznosti stroge zaupnosti, povezane s sprejemom ali obravnavo prijave kršitve;
Prišlo do povračilnih dejanj ali groženj oziroma kakršne koli druge oblike zlorabe zoper prijavitelja, posrednika in/ali tretjih oseb, povezanih s prijaviteljem.
-----------
Vsakdo, ki vam poskuša preprečiti prijavo, je lahko kaznovan, in sicer v skladu z veljavno nacionalno zakonodajo.
Osebam, ki so ravnale proti vam (npr. z vložitvijo pritožbe zaradi obrekovanja), se lahko, v skladu z veljavno nacionalno zakonodajo, naloži civilna globa.
Sodbe, izdane proti osebam, ki so bile spoznane za krive, da so ovirale vašo prijavo, se posluževale povračilnih ukrepov ravnanja ali da so zoper vas sprožile uvedbo neprimernega postopka oz. postopka zavlačevanja, se lahko objavijo, in sicer v skladu z veljavno nacionalno zakonodajo.
Osebe, ki so vas zaradi vaše prijave diskriminirale (npr. zavrnile zaposlitev, dobavo blaga in storitev), so, v skladu z veljavno nacionalno zakonodajo, lahko odgovorne za kazenske sankcije.
2.6 Pravice in obveznosti
2.6.1 Spoštovanje celovitosti in zaupnosti podatkov
Spoštovanje celovitosti in zaupnosti podatkov:
Ta politika zagotavlja celovitost informacij zbranih v prijavi kršitve. Vsakdo, ki je vključen v postopek izvajanja etične preiskave, mora spoštovati obveznost stroge zaupnosti, ki je namenjena zaščiti identitete oseb, ki so vpletene v preiskavo, bodisi kot priča, prijavitelj ali oseba, ki jo prijava zadeva.
Prepovedano je razkritje informacij, do katerih so imeli dostop (tj. vprašanj, odgovorov, obravnavnih zadev, vpletenih ljudi itd.). Ta prepoved omogoča zaščito ugleda vključenih oseb in pripomore k pravilni in neodvisni izvedbi preiskave.
Poleg tega je članom osebja, ki niso pooblaščeni za poznavanje takšnih informacij, strogo prepovedan dostop do teh podatkov.
Informacije, ki omogočajo identifikacijo prijavitelja, se lahko razkrijejo samo z njegovo privolitvijo. Ta omejitev ne velja za osebe, ki so pristojne za obravnavo prijave kršitve ali sanacijskega načrta ob koncu preiskave.
Nadalje so take informacije, ki omogočajo identifikacijo prijavitelja, lahko razkrite ustreznim pristojnim organom, v kolikor je B&B HOTELS zavezana poročati ali ima zakonit interes za poročanje teh dejstev. V tem primeru mora biti prijavitelj o tem obveščen, razen če bi takšno obvestilo ogrozilo postopek, ki je v teku.
2.6.2 Sodelovanje
Sodelovanje:
Prijavitelj, vpletene osebe, priče, strokovnjaki in ostali deležniki morajo v celoti in popolnoma sodelovati in na prvo zahtevo, brez odlašanja in brez omejitev, osebam, ki obravnavajo prijavo kršitve, zagotoviti vsa dejstva, informacije in potrebne dokumente, ne glede na njihovo obliko ali medij.
Takšno sodelovanje prav tako vključuje zgoraj omenjeno učinkovito sodelovanje oseb v razgovorih.
2.6.3 Spoštovanje obveznosti glede varstva podatkov
Spoštovanje obveznosti glede varstva podatkov:
Informacije, zbrane in obdelane v okviru preiskave, lahko vsebujejo osebne podatke (glej del 2.7).
2.6.4 Pravica do obveščenosti
Pravica do obveščenosti:
Praviloma je vsaka oseba, ki jo prijava kršitve zadeva, obveščena o teku preiskave ali analize.
Te informacije se zagotovijo šele po oceni dopustnosti prijave kršitve oziroma se obvestitev o tem lahko odloži, če je to potrebno zaradi zaščite posameznikov ali informacij, pomembnih za izvedbo preiskave ali analize.
2.6.5 Spoštovanje nepristranskosti
Spoštovanje nepristranskosti:
Vsaka oseba, ki jo prijava zadeva, mora biti v okviru obravnave prijave kršitve zaslišana na pošten način. Ta oseba lahko zaprosi za zaslišanje prič in lahko predloži kakršno koli dokumentacijo, za katero meni, da je koristna za izvedbo etične preiskave.
Pooblaščenec za skladnost Skupine ali od njega imenovani predstavniki morajo neodvisno določiti ustreznost predloženih informacij in nadaljnjega ukrepanja s temi informacijami.
2.7 Jamstva za varstvo podatkov
2.7.1 Upravljavec podatkov
CASPER BIDCO, kot holding Skupine B&B HOTELS, je upravljavec podatkov, odgovoren za zbiranje in obdelavo osebnih podatkov profesionalnega sistema za prijave B&B HOTELS.
V zvezi s tem mora CASPER BIDCO zagotoviti skladnost z načeli preglednosti in pravičnosti do oseb, katerih podatki se obdelujejo.
Pri tem CASPER BIDCO upošteva smernice CNIL, posodobljene julija 2023, ki zadevajo obdelavo osebnih podatkov, namenjenih izvajanju profesionalnega sistema za prijave B&B HOTELS. To pomeni individualno in kolektivno obveščanje zadevnih oseb, skladno s spodaj navedenimi načini.
CASPER BIDCO opozarja, da se dejansko zbirajo in obdelujejo le podatki, potrebni za doseganje namenov obdelave v zvezi s profesionalnim sistemom za prijave B&B HOTELS.
CASPER BIDCO zagotavlja, da se v profesionalnem sistemu za prijave B&B HOTELS zbirajo in/ali shranjujejo samo ustrezne in potrebne informacije v zvezi z namenom obdelave. Zlasti se to nanaša na naslednje kategorije:
Prijava (prijavljena dejstva);
Identiteta, funkcije in koordinate naslednjih oseb:
o Pošiljatelja prijave;
o Oseb, katere prijava zadeva;
o Oseb, ki so bile v zbiranje ali obravnavanje prijave vključene, zaslišane ali so se z njimi posvetovali;
o Posrednikov in oseb, ki so bile v stiku s pošiljateljem prijave;
Informacije zbrane za preveritev prijavljenih dejstev;
Revizijska poročila;
Nadaljnje ukrepanje glede prijave.
CASPER BIDCO zagotavlja nujnost in ustreznost uporabljenih osebnih podatkov ter kakovost obdelanih podatkov tekom celotne obdelave. Zavezan je preveriti tudi, ali so podatki točni ter jih po potrebi posodobiti.
Podatki so lahko zbrani, obdelani ali preneseni drugim hčerinskim družbam/subjektom Skupine B&B HOTELS, kot npr. tistim, kjer se nahaja notranji zaposleni, zunanji deležnik ali kateri koli drug deležnik.
V tem primeru te hčerinske družbe/subjekti delujejo kot skupni upravljavci podatkov. Vse hčerinske družbe/subjekti Skupine B&B Hotels obdelujejo podatke skladno z nameni, opredeljenimi v tej Politiki.
Za dodatne informacije glede uporabe osebnih podatkov s strani drugih hčerinskih družb/subjektov za namene te Politike glej Politiko osebnih podatkov ali izjave zadevnih hčerinskih družb/subjektov.
Osebe, katerih osebni podatki se zbirajo in obdelujejo na ta način s strani CASPER BIDCO, se lahko za dodatne informacije obrnejo:
- Preko elektronske pošte na naslov: support@signalement.net
Signalement.net bo obdelal vaš zahtevek za popravek ali izbris in vse ostale zahteve glede osebnih podatkov.
Signalement.net bo vaše zahtevke po potrebi posredoval ustreznim subjektom v okviru Skupine B&B.
2.7.2 Cilji obdelave podatkov (nameni)
Profesionalna platforma B&B HOTELS za prijavo kršitev je bila vzpostavljena, da omogoča vsem osebam, navedenih v členu 1.1.1. te Politike (člani osebja, sodelavci, zunanji in občasni sodelavci, sopogodbeniki, poslovni partnerji, franšizojemalci, upravitelji, podizvajalci in zaposleni pri podizvajalcih), da:
Prijavijo ali razkrijejo “kaznivo dejanje, prekršek, grožnjo ali škodo splošnemu interesu, kršitev ali poskus prikritja kršitve mednarodne zaveze, ki jo je Slovenija ratificirala ali odobrila, enostranskega akta mednarodne organizacije, sprejetega na podlagi takšne zaveze; prava EUR, zakona ali predpisov ”.
Prijavijo tudi tveganja za hujše kršitve človekovih pravic in temeljnih svoboščin, zdravja in varnosti;
Prijavijo obstoj ravnanja ali situacij, ki nasprotujejo Protikorupcijskemu kodeksu ravnanja Skupine B&B HOTELS, ki bi verjetno izpolnili znake dejanj korupcije ali trgovanja z vplivi.
Podatki se obdelujejo za namene:
Zbiranja in obdelave opozoril (prijav) ali opozoritev na kršitev določenega pravila;
Izvršitve potrebnih pregledov, preiskav in analiz;
Opredelitve ukrepov glede opozorila (prijave);
Zagotovitve varstva posameznikov, na katere se osebni podatki nanašajo;
Uveljavljanja ali obrambe zakonskih pravic.
2.7.3 Identifikacija zadevnih oseb
Vse osebe, ki bi lahko podale prijavo, ali bi lahko bile predmet opozorila (prijave), so opredeljene kot “potencialno zadevne osebe” v profesionalnem sistemu za prijavo B&B HOTELS, zlasti pa:
Lastni zaposleni v B&B HOTELS, ne glede na njihov pravni status sodelovanja (zaposleni, zastopniki, začasno osebje, pripravniki, itd.);
Zaposleni, stranke in zunanji dobavitelji B&B HOTELS, ki so neposredno pogodbeno povezani z B&B HOTELS (strokovnjaki, zastopniki, svetovalci, podizvajalci, fizične ali pravne osebe);
Osebje (zaposleni, vodje itd.) poslovnih partnerjev B&B HOTELS, kot so franšizojemalci in pooblaščeni upravitelji, ki so pogodbeno povezani z B&B HOTELS, kot tudi dobavitelji in zaposleni zadevnih poslovnih partnerjev B&B HOTELS.
“Zadevne osebe”, v smislu profesionalnega sistema za prijave B&B HOTELS, so vsi posamezniki, katerih osebni podatki so učinkovito obdelani skladno z ureditvijo tega sistema obveščanja (kot npr. avtorji opozoril (prijav), ciljne osebe, posredniki, ki so posamezniki, vse osebe, ki bi lahko zagotovile informacije o opozorilu (prijavi), ne glede na to, če jih je avtor opozorila (prijave) poimensko navedel ali ne).
2.7.4 Pravice (do dostopa; ugovora; popravka in izbrisa)
CASPER BIDCO posameznike, na katere se osebni podatki nanašajo, obvešča o naslednjih pravicah, ki jih lahko uveljavijo v okviru pogojev, postavljenih v Splošni uredbi o varstvu podatkov (GDPR):
Pravica do ugovora obdelavi svojih podatkov, upoštevajoč pogoje za uveljavljanje te pravice v skladu z določbami 21. člena GDPR;
Pravica do dostopa, popravka in izbrisa podatkov, ki se nanašajo nanje;
Pravica do omejitve obdelave. Na primer, če oseba izpodbija točnost njenih podatkov, lahko zaprosi, da B&B HOTELS začasno zamrzne obdelavo njenih podatkov za čas, da se izvršijo ustrezna preverjanja.
Pravica do dostopa
Vsaka oseba, katere osebni podatki se obdelujejo ali so bili obdelani v okviru postopka prijave kršitve (prijavitelj, domnevne žrtve dejstev, osebe, katere zadeva postopek prijave kršitve, priče in osebe, ki so bile zaslišane v preiskavi, posredniki in osebe, zaščitene z rikošejem itd.), imajo, skladno z določbami 15. člena GDPR, pravico do dostopa.
Uveljavljanje te pravice ne sme kršiti pravic in svoboščin drugih, vključno s poslovno skrivnostjo ali intelektualno lastnino, zlasti avtorskimi pravicami za programsko opremo. Ta omejitev ne sme povzročiti, da bi se posamezniku, na katerega se nanašajo osebni podatki, odvzel dostop do vseh informacij, zajetih v 15.1 členu GDPR.
Ta omejitev je specifična za pravila, ki se nanašajo na zaščito osebnih podatkov in ne preprečuje uporabe pravil procesnega prava in temeljnih svoboščin (zlasti načela kontradiktornosti).
Pravica do ugovora
Pravica do ugovora se skladno z 21. členom GDPR ne more uveljavljati v zvezi z obdelavo, ki je potrebna za izpolnitev pravne obveznosti upravljavca podatkov.
Osebe, katerih osebni podatki so zajeti v opozorilu (prijavi) ali se drugače pojavijo tekom preiskave, lahko pravico do ugovora uveljavljajo, vendar pa lahko upravljavec podatkov CASPER BIDCO takšno uveljavljanje zavrne, če:
Obstajajo nujni zakonski razlogi, ki prevladajo nad interesi in pravicami posameznika, na katerega se podatki nanašajo, ali;
Je obdelava potrebna za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov.
Dejstva, ki bodo verjetno predmet opozorila (prijave), so po svoji naravi povezana z uveljavljanjem, izvajanjem in obrambo pravic (zlasti pravic žrtev ali tistih, za katere se domneva, da so odgovorni za prijavljena dejstva, ali celo pravic organizacij, če bi lahko šlo za njihovo civilno ali kazensko odgovornost ali če opozorilo (prijava) ni bila podana v dobri veri, temveč je bil njen namen škodovati nemotenemu delovanju organizacije).
Pod navedenimi pogoji je dolžnost CASPER BIDCO, da preuči vsako zahtevo za ugovor, ne glede na položaj osebe, ki zahtevo namerava uporabiti (avtor opozorila (prijave), ciljna oseba, osebe, s katerimi je bil vzpostavljen stik v okviru pregledov, osebe, zaščitene z rikošejem itd.), ob upoštevanju teh meril.
Pravica do popravka in izbrisa
Pravica do popravka, zagotovljena v 16. členu GDPR, se mora presojati v luči namena obdelave podatkov.
Profesionalni sistem prijav kršitev B&B HOTELS ne dovoljuje retroaktivnih sprememb elementov, zajetih v opozorilu (prijavi) ali zbranih tekom preiskave. V kolikor je to izrecno dovoljeno, ne sme voditi v nemožnost rekonstrukcije časovnega vrstnega reda sprememb pomembnih elementov preiskave.
Posamezniki, na katere se nanašajo podatki, so obveščeni, da se ta pravica lahko uveljavlja le za popravek dejanskih podatkov, katerih točnost lahko upravljavec preveri na podlagi pisnih dokazov, ne da bi izbrisal ali nadomestil prvotno zbrane podatke, četudi so ti napačni.
Pravica do izbrisa se uveljavlja skladno s pogoji iz 17. člena GDPR.
2.7.5 Obdobje hrambe podatkov
V zvezi z nameni in če ni drugače strožje določeno z nacionalno zakonodajo ali predpisi se:
Podatki v zvezi z opozorilom (prijavo) lahko hranijo v aktivni bazi podatkov, dokler ni sprejeta končna odločitev o ukrepu, ki ga je potrebno sprejeti. Ta odločitev mora biti sprejeta v razumnem roku od prejema opozorila (prijave).
Ko je bila sprejeta končna odločitev o potrebnem ukrepu kot odzivu na opozorilo (prijavo), se podatki hranijo v obliki začasnega arhiva “toliko časa, kolikor je strogo sorazmerno z obdelavo in zaščito avtorjev, oseb, na katere se nanaša, in tretjih oseb, ki jih omenja, z ozirom na potreben čas za morebitne nadaljnje preiskave”.
Podatke, povezane z opozorilom (prijavo), lahko pristojna družba za upravljanje z opozorili B&B HOTELS, v primeru sprožitve disciplinskega ali pravdnega postopka zoper vpletene osebe ali avtorja nepoštenega opozorila (prijave), hrani do konca omenjenih postopkov ali zastaralnega roka za pritožbo zoper sprejeto odločitev.
Če je CASPER BIDCO zakonsko zavezan (npr. zaradi izpolnjevanja računovodskih, socialnih ali davčnih obveznosti) ali za dokazne namene zaradi možnega nadzora ali spora ali za namene izvajanja notranjih ali zunanjih kontrol kakovosti postopkov obravnave opozoril (prijav), se podatki v vmesnem arhivu lahko hranijo tudi dlje časa.